Planeación técnica de audio y video en eventos: del papel al escenario

En la producción de eventos, la diferencia entre un evento correcto y uno sobresaliente está en la planeación técnica. No se trata únicamente de tener buen equipo, sino de saber cómo, dónde y por qué utilizarlo.

Una planeación adecuada de audio y video reduce riesgos, optimiza recursos y asegura que el mensaje llegue claro al público, sin importar el tamaño o tipo de evento.

Entender el tipo de evento y sus objetivos

Cada evento tiene necesidades distintas. No es lo mismo una conferencia empresarial que un evento deportivo o un acto gubernamental. Antes de definir equipos, es fundamental responder preguntas clave:

• ¿Cuál es el objetivo principal del evento?

• ¿Cuántos asistentes habrá y en qué formato (sentados, de pie, en movimiento)?

• ¿Habrá discursos, paneles, música en vivo o transmisiones?

Este análisis permite definir correctamente la potencia de audio, el tipo de micrófonos, las pantallas necesarias y la complejidad del sistema.

Análisis del espacio: el escenario invisible

El recinto influye directamente en el diseño técnico. Factores como:

• Dimensiones del espacio

• Altura de techos

• Acústica natural

• Iluminación ambiental

• Entradas, salidas y zonas de circulación

determinan la ubicación de bocinas, pantallas, proyectores y cableado. Una mala lectura del espacio puede generar ecos, zonas muertas de audio o mala visibilidad.

Diseño del sistema de audio

Un sistema de audio bien planeado busca claridad, cobertura uniforme y control. Algunos puntos clave son:

• Selección correcta de bocinas según el aforo

• Distribución estratégica para evitar saturación o retroalimentación

• Elección adecuada de micrófonos (inalámbricos, de solapa, de mano, headset)

• Consola con capacidad suficiente para el número de canales requeridos

El objetivo no es que el audio “suene fuerte”, sino que se escuche claro y cómodo.

Planeación del video: que todos vean el mensaje

En eventos actuales, el video es protagonista. Pantallas y proyección deben pensarse desde la experiencia del asistente:

• Tamaño y resolución acorde a la distancia del público

• Ubicación que evite obstrucciones

• Contenidos adaptados al formato (presentaciones, video, señal en vivo)

Además, es clave prever redundancias y pruebas previas para evitar fallos durante el evento.

Tiempos, pruebas y plan B

Una planeación profesional siempre contempla:

• Cronograma de montaje y desmontaje

• Pruebas de audio y video antes del evento

• Protocolos ante fallas técnicas

Tener un plan B no es pesimismo, es profesionalismo.

Coordinación con otros proveedores

Audio y video no trabajan solos. La planeación debe alinearse con:

• Producción general

• Iluminación

• Escenografía

• Logística del recinto

Una comunicación clara entre proveedores evita improvisaciones de último momento.

Conclusión

La planeación técnica de audio y video es el puente entre una buena idea y una ejecución impecable. Cuando se diseña con anticipación y criterio técnico, el evento fluye, el mensaje se entiende y el público lo percibe.

En eventos, la improvisación se nota.La planeación, también.